Ti è mai capitato di avere la sensazione che la tua giornata ti scivoli dalle mani?
Che tutto ruoti intorno alle urgenze e nulla al tuo disegno più grande?
Ecco, per anni la mia vita da libero professionista era così.
Email, preventivi, fatture, call, post da scrivere, scadenze, clienti da seguire.
Un puzzle di attività che sembravano tutte “importanti”, ma che in realtà mi tenevano ancorato al livello operativo.
Poi, un giorno, mi sono fatto una domanda semplice:
“E se, anche da solo, avessi un’azienda dentro di me?”
Il cambio di prospettiva
Per tanto tempo ho pensato che “essere imprenditore” significasse avere un team, un ufficio, dei dipendenti.
Io invece ero da solo, con il mio Mac, una connessione internet e mille cose da gestire.
Ma più andavo avanti, più capivo una cosa: il problema non era la quantità di lavoro, ma la mancanza di struttura.
Non avevo un sistema, avevo solo me.
E quando tu sei il sistema, diventi anche il collo di bottiglia di tutto.
È lì che ho deciso di cambiare prospettiva.
Non volevo più essere semplicemente un professionista operativo.
Ho scoperto con il tempo che volevo diventare un solopreneur: una persona che, pur lavorando da sola, pensa e agisce come un’impresa.
Un organigramma interiore
l passaggio vero non è stato “fare meno”.
È stato vedere la mia attività come un’azienda composta da ruoli.
Ho iniziato a disegnare (sì, letteralmente su carta e poi in bella su Miro) il mio organigramma personale: c’erano il Davide CEO, il Davide Marketing, il Davide Customer Care, il Davide Amministrazione…
E anche se in ogni casella c’ero sempre io, l’effetto è stato potente: avevo finalmente chiarezza su chi faceva cosa.
Quando emergevano più attività da fare, non dovevo gestire tutte insieme. E lo stesso valeva per quando emergevano i problemi da risolvere.
Quando tutto resta nella tua testa, è caos.
Quando invece lo metti nero su bianco, inizi a ragionare come un’organizzazione.
È da lì che è iniziato il mio vero salto: da chi lavora nel business a chi lavora sul business.
Dal “fare” al progettare.
Ogni area della mia attività è diventata un piccolo reparto, con un obiettivo e processi chiari.
E, col tempo, ho capito che non serviva un team per farlo funzionare.
Serviva pensare da azienda.
Trasformare il caos in sistema
Una volta chiarito l’organigramma, ho iniziato a costruire le aree chiave della mia impresa personale.
L’obiettivo non era automatizzare tutto, ma dare a ogni funzione un processo stabile: un flusso che mi liberasse dal continuo “gestire” per permettermi di concentrarmi sul “costruire”.
Nel tempo, queste aree sono diventate le colonne portanti del mio lavoro quotidiano:
1. Calendar
Il mio calendario è il mio alleato principale.
Non è solo una lista di appuntamenti: è un sistema che si basa su energia e priorità.
Ecco come lo gestisco concretamente:
- Prima il riposo, poi il resto
Programmo per prima cosa le pause, le giornate off, i momenti di ricarica. Perché se non difendi il tuo tempo libero, il lavoro se lo prende da solo. Il riposo è la prima leva di produttività. - Attività Cronotipo-based
Organizzo le attività seguendo i miei ritmi naturali: so quando ho più focus, creatività o bisogno di leggerezza, e sincronizzo le attività in base a quell’energia, non al calendario altrui. - Attività on/off
Ho appuntamenti ricorrenti già segnati. Ogni settimana decido quali tenere (on) e quali saltare (off), senza ripensare ogni volta alla logistica. - Attività in batch
Raggruppo le attività simili — call, scrittura, revisione, amministrazione — così riduco il cambio di contesto e aumento la concentrazione. Ogni blocco ha un tema e un obiettivo chiaro. - Revisione settimanale
Ogni settimana mi fermo a guardare come sto andando: cosa ha funzionato, cosa no, dove ho perso tempo. È il mio momento di riallineamento, il check-in con me stesso.
In questo modo il calendario diventa una bussola, non una gabbia.
Mi dice dove sto andando e mi ricorda che tipo di vita voglio vivere.
Risultato: meno reattività, più intenzionalità.
2. Pipeline
Se il calendario governa il mio tempo, la pipeline governa il mio flusso di lavoro.
È la mappa che mi permette di sapere sempre a che punto sono con ogni cliente o progetto.
Ecco come la utilizzo:
- Controllo flusso di lavoro
Ogni progetto ha un percorso chiaro: dall’ingresso del cliente alla chiusura finale. So esattamente quali step seguire, quali attività sono in corso e cosa è in attesa. Niente più caos o “dove avevo lasciato quella cosa”. - Raccolta info automatizzata
Tutte le informazioni necessarie arrivano in modo ordinato: raccolte con form e automazioni che li archiviano in automatico. Così non devo più inseguire file sparsi o email infinite. - Template per risposte
Ho creato modelli per le email, proposte e follow-up. Ogni messaggio mantiene il tono personale, ma senza reinventare la ruota ogni volta.
Grazie alla pipeline, oggi non gestisco più i progetti nella testa, ma dentro un sistema che mi restituisce lucidità e controllo.
3. Gestione Incassi
Per molti professionisti, i soldi arrivano e spariscono come onde.
Per me, invece, il denaro è diventato un flusso consapevole, non un evento casuale.
Gestirlo con metodo è una forma di libertà mentale, prima ancora che finanziaria.
Ecco come l’ho strutturato:
- Conto Hub
Tutti gli incassi confluiscono in un unico conto principale. Da lì, ogni somma viene distribuita automaticamente nei conti dedicati. Questo mi dà una visione immediata del flusso in entrata, senza confusione. - Sistema di percentuali
Ogni euro che entra viene diviso in percentuali prestabilite: una parte per il mio compenso, una per le tasse, una per i profitti e una per la libertà. In questo modo il margine non è un sogno a fine mese, ma una regola quotidiana. - Calcolatore obiettivi e %
Uso un semplice foglio di calcolo che mi mostra obiettivi mensili e annuali. È come avere una dashboard finanziaria personale: chiara, visiva e aggiornata. - Conti separati
Nessuna somma resta mescolata. Ogni obiettivo ha il suo conto: Azienda, Libertà, Profitti, Tasse, Compenso. Così so sempre dove sono i miei soldi e perché ci sono.
Questo sistema mi ha permesso di passare dal “speriamo basti” al “so dove sto andando”.
E, paradossalmente, più controllo ho messo nei numeri, più libertà ho guadagnato nella mente.
4. Contenuti
Creare contenuti non è (solo) questione di ispirazione.
È disciplina, metodo e rispetto dei propri tempi.
Per me, comunicare significa costruire un dialogo continuo con le persone, ma per farlo serve una struttura che renda tutto sostenibile.
Ecco come l’ho impostata:
- Procedure su Notion
Ho creato un sistema di procedure per gestire ogni fase: dall’idea iniziale alla pubblicazione. Ogni step è chiaro, replicabile e tracciabile. Così posso passare da “oggi cosa pubblico?” a “so già cosa condividere e perché”. - Momenti dedicati in calendario
Ho inserito slot fissi per scrivere, registrare, editare. Non lascio la creazione ai ritagli di tempo: la tratto come una parte strategica del mio lavoro, con spazio dedicato e protezione dalle distrazioni. - Tempistiche e Quantità umane Produco con un ritmo sostenibile. Non cerco la quantità, ma la costanza. Mi impegno a trovare un equilibrio sano tra quanto produco e il valore che condivido.
- Raccolta di fonti e idee
Tengo un archivio costante di spunti, link, citazioni e riflessioni. Ogni volta che qualcosa mi colpisce, lo salvo: così quando devo creare, non parto mai da zero ma da una base viva di idee e ispirazioni.
Questo approccio mi ha permesso di trasformare la creazione da stress a rituale.
Perché quando hai un sistema, la creatività non si esaurisce — si moltiplica.
Dove tutto prende forma
Ogni azienda ha un reparto Ricerca & Sviluppo.
Il mio si chiama Growth Lab, ed è l’area che dà ossigeno a tutte le altre.
Qui studio, sperimento e condivido.
Ogni concetto che scopro lo testo prima su di me, poi lo applico con i clienti, e solo dopo lo diffondo.
Il Growth Lab è dove nascono le idee, si validano i processi e si migliorano i sistemi.
È l’area che alimenta tutto: senza di essa, il resto diventerebbe solo routine.
In pratica, è il posto in cui mantengo viva la curiosità e misuro la crescita reale — mia e del mio business.
Perché non cresci leggendo o ascoltando: cresci applicando e osservando cosa succede.
I risultati del sistema
Spesso mi chiedono: “Ma cosa ci guadagni a lavorare così?”
E la verità è che non parlo solo di benefici “intangibili” come lucidità o serenità mentale.
Ci sono anche risultati concreti, che oggi misuro con numeri chiari:
💰 44,21% di margine operativo
🛡 21 mesi di fondo di sicurezza (che mi aiutano a dormire molto meglio la notte)
🍪 ≈5% in donazioni a progetti e realtà che sento vicine
Numeri che non nascono dal caso, ma da un principio semplice: ogni processo, se funziona bene, libera energia e crea valore.
E quel valore — nel tempo — si riflette in ogni area, dal conto in banca al tuo livello di pace mentale.
La tua azienda interiore
Oggi, se mi chiedi cosa significa per me essere un solopreneur, ti rispondo così: non è “fare tutto da solo”, ma costruire un sistema che lavora con te.
Ogni professionista può diventare imprenditore di sé stesso, a patto di fare il salto: da esecutore a architetto del proprio ecosistema.
Quando inizi a ragionare così, il lavoro smette di essere un peso e diventa una forma di libertà consapevole.
E se vuoi capire da dove partire, ti lascio con una domanda semplice da porti:
Come organizzaresti la tua attività se fosse un’azienda?
Dedicati 15 minuti e disegna il tuo organigramma personale.
Scrivi tutti i ruoli che ricopri — CEO, Marketing, Customer Care, Amministrazione, Contabile — e chiediti:
Quale di queste aree funziona davvero?
Quale invece ha bisogno di struttura?
Non serve complicare. Serve iniziare.
Perché è da quel disegno che prende forma la tua impresa interiore.
PS — C’è qualcuno di questi temi (calendar, pipeline, incassi, contenuti o Growth Lab) che ti piacerebbe approfondire?
In caso affermativo, sentiamoci su Linkedin e dimmi quale 💪