Mi occupo di marketing automation da sei anni, districandomi tra consulenze, formazione, libri ed esperimenti.
In questo tempo ho visto decine di professionisti e aziende commettere sempre lo stesso errore: automatizzare troppo presto.
Acquistano software costosi che usano al 10% (se va bene).
Assumono agenzie e consulenti per “trasformare il business”.
Inseguono l’ultimo tool miracoloso: agenti AI, n8n, Make, Zapier, automazioni già pronte che promettono di risolvere tutto.
Il risultato?
Un groviglio di strumenti che non sanno usare, processi ancora più confusi di prima e — la cosa peggiore — distanza crescente dai propri clienti.
Perché si sono dimenticati una cosa fondamentale.
Cosa significa davvero “Marketing Automation”
La definizione che preferisco è questa:
La Marketing Automation è l'insieme di attività, tecnologie e processi che aiutano le aziende a raggiungere le persone giuste, con il messaggio giusto, al momento giusto.
Leggi bene: attività, tecnologie e processi.
Non solo tecnologie.
Prima di automatizzare qualsiasi cosa, devi sapere:
- Chi sono le persone giuste
- Quali sono i messaggi giusti
- Quando è il momento giusto
Le automazioni, i tool, l’intelligenza artificiale — tutto questo è un mezzo per svolgere meglio il tuo lavoro.
Ma solo a patto di sapere quale lavoro deve essere svolto davvero.
E qui casca l’asino.
La trappola dell’automatite acuta
Conosci quella sensazione?
Vedi un nuovo tool che promette di automatizzare il tuo business, ti immagini già libero da tutte quelle attività ripetitive, con più tempo per fare ciò che ami.
Lo compri.
Lo configuri (male).
Non funziona come speravi.
Ti ritrovi con un sistema complesso che non capisci, che richiede manutenzione costante e che — ironia della sorte — ti fa perdere più tempo di prima.
L’ho visto succedere troppe volte.
E, se devo essere onesto, l’ho vissuto anche io sulla mia pelle.
Il framework che ti salva (e mi ha salvato)
Per evitare questa trappola, negli anni ho sviluppato un approccio semplice ma efficace:
1. Fai tu 🖐
Questa è la fase che tutti vogliono saltare.
Ma è anche la più importante.
Perché finché non fai le cose manualmente, non capisci davvero cosa stai facendo.
Mandare email ai clienti, creare riassunti delle call, preparare proposte, seguire i lead — tutte azioni che possono sembrare noiose o ripetitive.
Ma è proprio facendole che:
- Noti le sfumature che fanno la differenza
- Ricevi feedback diretti dalle persone che servi
- Capisci cosa funziona davvero e cosa no
Quando mandi un messaggio manualmente e vedi la risposta del cliente, quando crei un documento e noti come viene usato, quando parli direttamente con qualcuno — lì c’è il valore.
Lì impari.
Non puoi automatizzare qualcosa che non conosci a fondo.
2. Crea Procedure 📒
Una volta che hai fatto un’attività manualmente almeno 3-5 volte in un arco temporale ravvicinato, è il momento di fermarti e documentarla.
Io uso Notion.
Mi creo delle vere e proprie checklist, passo dopo passo, con hyperlink per velocizzare i passaggi successivi.
Poi testo la procedura: la seguo e la ripeto più volte, finché non si cristallizza.
Una buona procedura è quella che potresti dare a un collaboratore e lui saprebbe esattamente cosa fare, senza doverti chiedere nulla.
Questo step è cruciale.
Perché se non riesci a scrivere una procedura chiara, significa che non hai capito abbastanza bene il processo.
E se non l’hai capito tu, figuriamoci un software.
3. Automatizza (gradualmente) ⚙️
Solo ora — SOLO ORA — puoi pensare all’automazione.
Parti dalla procedura che hai scritto e chiediti:
- Quali passaggi sono puramente meccanici e ripetitivi?
- Quali invece richiedono ancora giudizio, empatia o personalizzazione?
Automatizza gradualmente i primi.
Mantieni il controllo sui secondi.
Con il tempo, man mano che affini il processo, alcune attività che oggi richiedono il tuo tocco personale potrebbero diventare automatizzabili.
Altre no. E va benissimo così.
Perché l’obiettivo non è automatizzare tutto.
L’obiettivo è liberare tempo ed energia per creare più valore dove conta davvero.
La tua sfumatura di grigio
Le automazioni non sono bianco o nero.
Non sono qualcosa che “hai” o “non hai”.
Non sono sistemi che imposti una volta e poi dimentichi mentre il business va avanti da solo (spoiler: non succederà mai).
Le automazioni sono una sfumatura di grigio.
La TUA sfumatura di grigio.
Quella che ti permette di avere il controllo del tuo business e di gestirlo al meglio — per te, per i tuoi clienti, per la tua vita.
Alcuni processi saranno totalmente automatizzati.
Altri parzialmente.
Altri ancora rimarranno manuali perché è lì che si crea il valore più grande.
E questa combinazione cambierà nel tempo, man mano che il tuo business evolve.
Prima di premere “Acquista”
Quindi, la prossima volta che vedi un nuovo tool miracoloso o quel post su LinkedIn che ti promette “la guida definitiva agli agenti AI che automatizzeranno il tuo business in 7 giorni”…
Fermati un attimo.
Chiediti:
“Sto scegliendo un processo o solo un evento?”
Perché nella maggior parte dei casi, quel tool o quella guida non renderanno il tuo business automatizzato.
Ti allontaneranno dal valore che sei davvero in grado di creare — per te e per i tuoi clienti.
L’automazione vera, quella che funziona, è un processo continuo.
Fatto di esperienza, riflessione, documentazione e miglioramento costante.
Non è qualcosa che compri.
È qualcosa che costruisci, un passo alla volta.
P.S. — Se stai pensando di automatizzare qualcosa nel tuo business, inizia con una sola domanda: “L’ho già fatto manualmente abbastanza volte da capire davvero come funziona?”
Se la risposta è no, sai cosa fare.
Se la riposta è si e vuoi aiuto, parliamone.